Az üzleti levelezés első ismerősének azt a benyomását kelti, hogy ez túl bonyolult rendszer. Valójában a különböző típusú üzleti levelek szervesen felelnek meg az egyéni igényeknek az interakcióban.
Üzleti levél az együttműködésről
Az esetleges jövőbeni partnerek közötti első híd általában egy üzleti levél az együttműködésről. A két cég képviselői már megismerkedhetnek és előzetes tárgyalásokat folytatnak, de a hivatalos kapcsolattartás lesz az együttműködésről szóló levél.
Fontos pontok a dokumentumhoz:
- fellebbezzen egy adott személyhez;
- hivatkozás a céggel kapcsolatos találkozóra vagy információforrásra;
- az ügy anyagának összefoglalása;
- táblázatok, árak és egyéb további információk jobbak, ha elküldjük az alkalmazást.
Az ülés üzleti levele
Ha sikeres, akkor a következő lépés az ülés üzleti levele lesz. Ez a típusú üzleti levelek csökkenthetik a tárgyalások közbenső szakaszainak számát, és befolyásolhatják a közelgő találkozó sikerét. Az érdekelt félnek a részletekre kell gondolnia a legkisebb részletre:
- szabályok;
- napirendet;
- cikkek megvitatása;
- vázolja fel a folyamatban felmerülő másodlagos kérdések körét;
- előkészíti az információs alkalmazásokat, amelyeket a másik félnek tanácsos olvasni az ülés előtt.
Egy ilyen körültekintő üzleti levél segít elkerülni a félreértéseket, eltéréseket és egyéb kellemetlen pillanatokat, amelyek befolyásolhatják a tárgyalások kimenetelét. A tárgyalások eredményei alapján egy újabb levél írt az ülésről - de már az elért eredményekről szóló jelentés formájában. Ugyanezt a célt szolgálja: annak biztosítása, hogy a partnerek helyesen értelmezzék az elérni kívánt megállapodásokat. A második felet felkérik, hogy erősítse meg a jegyzőkönyvet az ülésen, vagy hogy módosítsa, általában egy napra.
Más típusú üzleti levelezés
Már meglévő kapcsolatokkal, leggyakrabban ilyen típusú üzleti levelek, például üzleti levél kérelem és ennek megfelelően egy levél válasz. A megállapodásokban bekövetkezett bármilyen változás, vagy ha további információkra van szükség, az egyik cég egy másik kérési levelet küld.
A meglévő üzleti kapcsolatok fenntartása vagy újak létrehozása érdekében az ilyen típusú üzleti levelek, mint az üzleti levél meghívó és az üzleti hirdetési levél, rendelkezésre állnak. A cég konferenciát, kiállítást, szemináriumot és így tovább szervezhet - és felkéri valódi és potenciális partnereit a vezetés vagy az egész csapat személyében. Kedvezőbb lesz egy értékesítési levél elküldése, de a visszatérés jóval alacsonyabb.
Az üzleti etikettben az ügyfél kérésének teljesítésével vagy más együttműködéssel kapcsolatos köszönetlevél jön létre.
Az üzleti levelezés bizonyos típusai nehezebbek írni. Ezek a következők:
- üzleti elutasító levél;
- üzleti levelet bocsánatkéréssel;
- üzleti levélkérelem;
- üzleti levél kérelem.
Ezekben a dokumentumokban különösen fontos a jóindulatú és tisztelettudó hang fenntartása. Ami pedig a kérelem levélét illeti, akkor az üzleti etika szabályai szerint a fellebbező formulát még azokban az esetekben is használják, amikor az életben kereslet merül fel.
Mit kell keresni az üzleti levelezésben:
- minden üzleti levél egyik fontos pillanata egy bizonyos személynek szóló fellebbezés, a teljes név, pozíció, cégnév helyesírásával;
- függetlenül attól, hogy egy elektronikus üzleti levelet vagy egy papírt írsz-e - a céges levélpapírnak kell lennie az összes követelménynek;
- az etika, a korrektség és a tisztelet - az üzleti levelek egyetlen elfogadható hangzása.
- a levelet száraz, üzleti stílusban kell fenntartani - jobb, ha elkerüljük az érzelmi fordulatokat a közönséges beszédektől.
A szóban forgó árnyalatokkal írt üzleti levél jobb benyomását kelti a feladójától. És az üzleti világban ez segít megnyitni a megfelelő ajtókat.